PLANEJAMENTO NA GESTÃO DE PROJETOS: OS IMPACTOS RELACIONADOS À MÁ EXECUÇÃO DO PLANEJAMENTO

No processo de gerenciamento e desenvolvimento de projetos, existem alguns fatores-chave que são preestabelecidos a fim de garantir o sucesso total das entregas. Estes fatores são analisados com base no contexto e cenário interno e externo das organizações com foco no projeto determinado. 

A estrutura organizacional e o tipo de sistema organizacional estabelecido também são informações do ambiente fundamentais para aderência, execução e entrega de qualquer projeto. São elementos que impactam diretamente em como o projeto será planejado, executado e finalizado.  

Segundo o  Guia PMBOK® 6ª edição, o planejamento do projeto inicia-se a partir da definição do plano de gerenciamento do projeto. Este documento é a estrutura principal para a gestão do projeto e por isso, a elaboração destas diretrizes é o desdobramento de um planejamento estratégico dentro da realidade de cada projeto pontualmente.   

O plano de gerenciamento do projeto define como o mesmo é executado, monitorado e controlado, e encerrado. O conteúdo do plano de gerenciamento do projeto varia dependendo da área de aplicação e complexidade do projeto. 

De acordo com Chiavenatto, planejar é conhecer e entender os contextos internos e externo, é saber o que se quer e como atingir objetivos, é saber como se prevenir e evitar as possíveis ameaças, é calcular os riscos e buscar minimizá-los evitando possíveis vulnerabilidades, é preparar-se taticamente no sentido de rearranjar-se internamente e buscar sinergias, é ousar em relação às metas propostas e superar-se de maneira continuada e constante para oferecer resultados cada vez melhores.  

Desta forma, na fase de planejamento é esperada a determinação do que deve ser feito, como deve ser feito, quais os riscos e impactos envolvidos para fazer, quando deve ser feito, quem deve fazer e quanto irá custar para fazer. Esses elementos devem ser mapeados para que o objetivo do projeto seja alcançado. 

Ainda para Chiavenato, o planejamento estratégico de qualquer organização ou projeto identifica recursos, cria e alinha competências, reconhece forças e fraquezas e estabelece um conjunto de medidas integradas a serem executadas para assegurar o alcance dos resultados planejados.  

Estas etapas descritas são mínimas para a execução do planejamento. Atualmente, espera-se que as organizações que implementam projetos promovam o levantamento e engajamento de suas partes interessadas, além da promoção de ações sustentáveis. Pois o sucesso da execução só será possível se o processo de planejamento tiver sido entendido e realizado na prática pelos envolvidos no projeto, de forma conjunta com esforços direcionados e sinérgicos, aliados à inteligência coletiva da equipe do projeto. 

FALHAS NO PLANEJAMENTO AFETAM DESEMPENHO DO PROJETO

Um estudo realizado por Porter e Nohria, da Harvard Business School, mostrou que os CEOs gastam uma média de 21% de seu tempo em estratégia e planejamento. Dado que pode ser preocupante, visto que a definição do planejamento estratégico é o momento principal de definição do “modus operandi” de uma organização e/ou projeto específico.   

No entanto, quando o planejamento não é executado de maneira adequada, considerando todas as interfaces e dados de entrada necessários, ou quando as partes interessadas necessárias para o planejamento não são envolvidas ou não possuem a participação adequada, é criada uma situação problema. A execução do trabalho e do desempenho do projeto fica comprometida, seja via controle de prazos, controle de cronograma, controle de recursos físicos, humanos e financeiros ou causas envolvendo o baixo engajamento das partes interessadas. 

A implementação de um pensamento baseado na estrutura PDCA de processos e projetos é um exemplo clássico de que quando o P – Plan não é executado, ou é executado de maneira inadequada, todas as etapas seguintes são impactadas negativamente.  

Quando a ausência do planejamento ou a má execução do planejamento ocorrem, informações críticas são desconsideradas para as etapas subsequentes, prejudicando a execução e trazendo diversos problemas para a equipe de gestão de projetos.   

Desta forma, fica a dica, sempre que você for envolvido em um projeto, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, dedique tempo suficiente para garantir que o planejamento do seu projeto seja executado de maneira eficiente, assertiva, objetiva e considerando todos os fatores para que a execução do projeto seja conduzida para atingir os objetivos definidos.